Gina Trapani - Bậc thầy trong nghệ thuật làm việc trực tuyến

Trong 5 năm qua, tôi đã làm việc trực tuyến cho không ít các doanh nghiệp trên khắp nước Mỹ thông qua những công cụ như email, chat, và một số ứng dụng hợp tác khác xây dựng trên nền web. Cuộc sống công việc đó đã khiến nhiều người bạn của tôi phải ghen tị, những người vẫn ngày ngày đến công ty làm việc theo phương thức truyền thống.

Đều đặn hàng tuần họ phải diện những bộ cánh công sở, tay xách cặp táp, đương đầu với việc đi đi lại lại để tới chỗ làm; trong khi đó tôi chỉ ngồi tại nhà và giải quyết công việc, mà những người thuê tôi lại có thể tiết kiệm chi phí cho việc thuê văn phòng.

Tuy nhiên việc cộng tác với nhiều người tại những thành phố khác nhau và phải trao đổi công việc với sự chênh lệch về múi giờ phần nào cho thấy một loạt những thử thách hoàn toàn mới mẻ. Mặc dù, hiện nay, các công cụ phục vụ cho làm việc từ xa tỏ ra hữu hiệu hơn bao giờ hết, nhưng vấn đề thực sự nằm ở chỗ bạn sử dụng chúng ra sao.

Việc đối thoại rành mạch và liên tục chính là chìa khóa then chốt trong việc thiết lập tốt một mối quan hệ làm việc từ xa. Dưới đây là một vài những nguyên tắc tối ưu mà tôi đã tự mình rút ra trong quá trình làm việc trực tuyến của mình.

Máy tính và điện thoại là những công cụ đắc lực giúp làm việc từ xa đạt được hiệu quả. Ảnh: insideindianabusiness.com

Rèn luyện thành thạo kĩ năng sử dụng email (thư điện tử). Email sẽ trở thành phương tiện giao tiếp chính, quan trọng nhất trong quá trình làm việc với đối tác (đồng nghiệp cũng như các nhà quản lý) từ xa. Vì thế, bạn phải học cách quản lý hiệu quả hộp thư đến của mình. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn và những người cộng tác ở các múi giờ khác nhau. Bạn thức dậy với  một tin nhắn mới được gửi tới trong lúc bạn đang ngủ, và gửi đi một vài bức thư ngay trước giờ nghỉ của họ.

Nếu ở cương vị là người được thuê làm việc từ xa, hãy ưu tiên hàng đầu cho những tin nhắn từ phía nhà quản lý và nhanh chóng phúc đáp để đảm bảo với họ rằng bạn đang thực sự làm việc tại nhà (chứ không phải là đang chơi). Hãy tỏ ra rõ ràng và chính xác trong từng lời phản hồi, chắc chắn rằng bạn đã lưu ý tới mọi vấn đề để tránh việc thư tới thư lui không cần thiết.

Chẳng hạn, nếu nhân viên hay nhà quản lý của bạn gửi một bức thư đi với nội dung hàm chứa một vài câu hỏi hay nhận xét, hãy trả lời có kèm theo trích dẫn nội dung tương ứng để cuộc đối thoại dễ theo dõi. Nếu người cùng hợp tác với bạn gửi một lời yêu cầu hay tin nhắn bạn cần thời gian hơn một ngày để cân nhắc, cũng đừng vì thế mà để họ phải chờ đợi. Hãy trả lời cho họ biết bạn đã nhận được thư: “Ý kiến của anh nghe có vẻ khá hay. Tôi sẽ xem xét và cho ý kiến về nó vào thứ Ba nhé”.

Khi có thể, hãy tránh đính kèm những tài liệu mà cứ phải chỉnh sửa nhiều lần. Thay vào đó, hãy chọn các công cụ hợp tác trực tuyến cho phép mọi người cùng làm việc trên một bản thảo sao chép tài liệu đó như Google Docs, Zoho, hay Approver.

Thường xuyên ở trạng thái “hiện thị” trên các chương trình đối thoại trực tiếp. Nếu không ngồi tại văn phòng, một sự lựa chọn khác cho bạn là sử dụng công cụ gửi tin nhắn trực tiếp. Không phải văn phòng nào cũng sử dụng công cụ này, nhưng khi dự án của bạn đòi hỏi phải liên tục đàm thoại và thảo luận qua lại, việc gửi tin nhắn trực tiếp sẽ nhanh và có hiệu quả hơn email.

Trong trường hợp này, các dịch vụ cổ điển như AIM, Google Talk hay Yahoo Messenger hoàn toàn có thể phát huy tác dụng nếu khách hàng của bạn cũng sử dụng chúng; tuy nhiên, bạn cũng có nhiều lựa chọn khác nữa. Công cụ chat theo nhóm Campfire ứng dụng trên giao diện web quả là một lựa chọn tuyệt vời khi một trong hai bên hoặc cả hai bên không muốn cài chương trình gửi tin nhắn trực tiếp.

Bạn có thể truy cập chương trình thảo luận theo nhóm Campfire chỉ bằng việc ghé qua một web. Campfire mang tới cho bạn một “căn phòng ảo” nơi hai bên có thể ra vào, trao đổi những mẩu tin ngắn và các dữ liệu một cách dễ dàng. Nội dung trao đổi sẽ được ghi chép lại tại một nơi mà mọi người đều có thể đánh dấu, lưu trữ và tìm kiếm bất kì khi nào bạn muốn.

Bên cạnh đó, bạn còn có thể trao đổi các file dữ liệu mà không cần lo lắng về những bước tường lửa, sự không tương thích giữa các chương trình gửi tin nhắn trực tiếp hay xung đột hệ thống trong quá trình truyền gửi.

Hợp tác trực tuyến bằng việc sử dụng công cụ thích hợp nhất với khách hàng và loại hình dự án. Dù nhu cầu của bạn là cùng chỉnh sửa một bản thảo, hay quản lý danh mục một danh mục khổng lồ những việc phải làm và chia chúng thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, thì luôn có những ứng dụng trên giao diện web rẻ tiền (thậm chí là miễn phí) có thể đáp ứng nhu cầu của bạn.

Đối với những hợp đồng yêu cầu phải có lộ trình thời gian rõ ràng, được đánh dấu bởi những cột mốc quan trọng, phải chia sẻ dữ liệu và quản lý danh sách nhiệm vụ phải làm, đồng thời liên quan tới nhiều người; cái mà bạn cần là một ứng dụng quản lý dự án trực tuyến. Công cụ hàng đầu trong việc quản lý dự án Basecamp là một lựa chọn tốt. Basecamp tạo ra một khu vực trung tâm nơi bạn và khách hàng của mình đều có thể truy cập - quản lý danh sách nhiệm vụ, tiến độ - theo dõi thời lượng giờ được thanh toán - chia sẻ dữ liệu - và đối thoại, phê chú về từng vấn đề.

Công ty mà tôi từng làm việc, Pelotonics, cũng cung cấp một giải pháp tương tự. Để hợp tác hiệu quả trên những tài liệu văn phòng như các bảng tính, văn bản, hay file trình chiếu, hãy thử Google Docs hoặc Zoho – nơi bạn có thể vừa chat với đối tác vừa chỉnh sửa chúng nếu cần.

Ngoài ra những trang như Editme.com hay Pbworks mang đến cho bạn một giao diện để hai bên vừa có thể chỉnh sửa, thêm chi tiết và lưu giữ, theo dõi qua từng lần sửa đổi. Nhiều ứng dụng web hiện đại dành cho cá nhân như Google Calendar, Evermote hay Remember the Milk cũng có tính năng chia sẻ ở mức độ tùy chọn nhất định.

Cài đặt sẵn các chương trình chat qua video hay gọi điện trực tuyến. Nếu tất cả đều là những người làm việc trực tuyến, thì sẽ chẳng khó khăn gì khi phụ thuộc hoàn toàn vào những ứng dụng cho phép đối thoại dưới dạng chữ viết như email hay tin nhắn trực tuyến thay vì phải sử dụng điện thoại. Tuy nhiên, nhiều khi chúng ta quên mất rằng những người làm việc văn phòng còn có những cuộc nói chuyện nho nhỏ bên bàn nước, trong khi hút thuốc lá hay trong giờ nghỉ trưa.

Vì thế, những cú điện thoại chừng 10 phút hay các cuộc gọi trực tuyến từ Skype không những có thể tiết kiệm thời gian cho bạn bằng cách đề cập trước tới nội dung của những email dài bất tận, mà còn có thể giúp bạn đối thoại không chỉ như những chiếc máy. Khi giọng nói của đối tác làm việc từ xa vang lên với những câu hỏi, lời chào thân quen như “Cuối tuần của anh ra sao?”, “Chào mừng anh trở lại sau kì nghỉ”, góp phần hữu hiệu vào việc tạo dựng một mối quan hệ làm việc lâu dài.

Bạn đã từng quản lý những người làm việc trực tuyến hay bản thân bạn cũng từng là người làm việc từ xa bao giờ chưa? Thuận lợi và thách thức lớn nhất của bạn là gì? Hãy sẵn sàng chia sẻ với chúng tôi!

Bài viết của Gina Trapani trên Harvard Business Publishing

(TuanVietNam)